书面形式是法律规定的一类意思表示载体，指以文字等可以有形再现内容的方式，把当事人的约定承诺权利义务固定下来，能够长期留存查阅，区别于口头当面交谈电话这类没有文字留存的表达形式，常见载体包含合同书信件电报传真，也包括符合法律规定的数据电文电子签名邮件等电子书面形式，在民事商事活动当中，很多合同通知确认函授权书都要求采用书面形式，核心作用就是固定双方真实意思，发生争议的时候可以作为举证材料，降低口头约定事后反悔举证困难的风险，是民商事领域非常基础也非常重要的法定形式要求。之所以法律会专门规定书面形式，是因为口头表达很容易出现记忆偏差理解不一致，没有客观留存证据，一旦产生纠纷，双方各执一词很难查清事实，对于标的金额较大履行周期较长权利义务复杂的交易，法律会强制要求必须采用书面形式，如果应当采用书面形式但是没有采用，有可能影响行为效力，同时书面形式还有一个特点，内容表达清晰完整，能够把条款违约责任生效条件全部写清楚，方便双方履行过程对照执行，减少履约过程当中的误解。

书面形式核心特征

第一有形可再现，内容可以通过文字载体看得见，能够保存调取，不会随口头对话消失。

第二内容固定，一旦签署确认之后，条款内容不会随意变动，修改一般也要通过书面补充方式完成。

第三具备证明功能，是证明双方达成合意的重要证据，在诉讼仲裁当中属于关键书证。

第四可以包含电子载体，现行法律不再局限纸质手写打印件，合规的数据电文同样认定属于书面形式。

书面形式常见类型对比

书面形式使用基本步骤

第一步判断事项是否需要书面形式，先查阅相关法律规定，同时查看原有合同有没有约定变更通知必须书面，确认本次行为是否属于强制书面要求事项。

第二步拟定书面文件内容，写清主体信息事项内容时间权利义务，文字表述准确，避免模糊歧义表述。

第三步完成签署确认，纸质文件由相关当事人签字或者盖章，电子书面形式使用合规电子签名，确保签署主体可以识别。

第四步留存原件备份，纸质原件妥善保管，电子书面形式做好归档备份，防止文件丢失损坏。

第五步送达对方，书面形式不仅要写好，还要完成有效送达，保留送达凭证，比如签收记录邮件回执，很多时候只写好文件没有送达不产生法律效力。

书面形式本质是把意思表示转化成可留存的文字载体，它不是单纯写一张纸，重点是满足法律对形式要件的要求，同时实现证据留存，需要区分法定强制书面和双方约定书面，二者适用规则不一样，不是所有民事行为都强制要求书面形式，普通小额即时交易口头也可以生效，但是涉及长期履行重大交易，优先使用书面形式可以有效规避法律风险，电子书面形式还要额外关注电子签名合规性，否则有可能不被认可。

【常见问题】

问题 1 电子邮件算不算法律上的书面形式

回答 1 电子邮件属于法律认可的书面形式，它属于数据电文类书面形式，只要能够有形表现所载内容，并且可以随时调取查阅，就符合书面形式的认定标准，但是需要注意保存原始记录证明发送主体。

问题 2 法律规定必须书面形式但是没有签订会怎么样

回答 2 如果法律强制要求书面形式，但是当事人没有采用书面形式，一般会存在效力瑕疵，不过如果一方已经履行主要义务对方接受的，很多情形下仍然可以认定书面形式对应的合同成立，不能直接一刀切判定全部无效。

问题 3 口头补充约定可以替代书面形式吗

回答 3 如果原合同明确约定变更必须采用书面形式，口头补充约定不能替代书面形式，这类情况下必须重新制作书面文件并签署，否则口头变更有可能不被认可，举证难度也会明显上升。

问题 4 微信聊天记录属于书面形式吗

回答 4 微信聊天记录属于数据电文，符合书面形式的核心特征，可以作为书面形式相关证据，但是它和正式合同书类书面形式有区别，聊天内容碎片化，需要完整保存上下文，证明双方达成一致意思表示。

【免责申明】

本文内容仅用于书面形式法律概念科普讲解，不构成诉讼仲裁律师意见等专业法律建议，具体案件需要结合现行法律条文和案件事实另行判断，读者自行承担使用本文内容产生的相关风险。