为规范单位内部各类文件资料的收集、整理、归档与使用，确保信息资源的有效管理和安全利用，提升工作效率与管理水平，特制定本管理制度。

一、适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中形成的各类文件资料，包括但不限于公文、会议记录、合同协议、技术文档、财务报表、人事档案等。所有涉及文件资料的产生、流转、保存与销毁均应遵守本制度。

二、管理原则

1. 统一管理：文件资料实行集中统一管理，由综合管理部门负责统筹协调。

2. 分类归档：根据文件性质、用途和重要性进行分类，确保资料有序存放。

3. 责任明确：各部门负责人对本部门文件资料的完整性、准确性负责。

4. 安全保密：涉及机密或敏感信息的文件资料，应严格遵循保密规定，防止泄露。

三、文件资料的形成与收集

1. 各部门在日常工作中应及时收集相关文件资料，确保内容完整、真实有效。

2. 文件资料应注明形成时间、责任人、来源及主要内容，便于后续查阅与管理。

3. 重要文件资料需建立电子与纸质双备份，防止因意外情况导致数据丢失。

四、文件资料的整理与归档

1. 每月定期对本部门产生的文件资料进行整理，按类别、时间、项目等标准进行编号和归档。

2. 归档文件应装订成册，标注清晰，便于查找与调阅。

3. 重要或长期保存的文件资料应移交至档案室统一管理，并办理交接手续。

五、文件资料的借阅与使用

1. 借阅文件资料需填写《文件借阅登记表》，经相关负责人审批后方可借出。

2. 借阅人应妥善保管所借文件，不得擅自复制、涂改或遗失。

3. 借阅期限一般不超过一周，特殊情况需提前申请延期。

六、文件资料的销毁与处置

1. 对于已失效、无保存价值或过期的文件资料，经相关部门审核后可予以销毁。

2. 销毁前应进行登记备案，确保过程可追溯。

3. 纸质文件应采用碎纸处理，电子文件应彻底删除并确保不可恢复。

七、监督与考核

1. 综合管理部门定期对各部门文件资料管理工作进行检查与评估。

2. 对于未按规定执行的部门或个人，将视情节轻重给予通报批评或相应处罚。

3. 鼓励员工积极参与文件资料管理，提高整体信息管理水平。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由综合管理部门负责解释与修订。

2. 各部门可根据实际情况制定实施细则，但不得与本制度相抵触。

通过本制度的实施，旨在构建科学、规范、高效的文件资料管理体系，为企业的持续发展提供坚实的信息保障。