在日常的工作和生活中，我们常常需要通过书面形式来传达信息或表达意图。告知函作为一种常见的公文形式，广泛应用于企业、政府机关以及个人之间。正确掌握告知函的格式与写法，不仅能够提高沟通效率，还能体现专业素养。以下将详细介绍告知函的基本格式及其写作要点。

一、标题

标题应简洁明了，直接点明主旨。例如：“关于XX事项的告知函”或“致XXX单位/个人的告知函”。标题的位置通常位于页面顶部中央，字体可以稍大以突出重点。

二、称谓

称谓是告知函中对收件人的称呼部分，应根据实际情况填写具体名称。如“尊敬的XXX公司”、“敬启者”等。如果收件人较为明确，则需准确书写；若为不特定对象，则可采用泛指语句。

三、正文

正文是告知函的核心内容所在，需条理清晰地阐述事项详情。一般包括以下几个方面：

- 开头段落：简要说明发函目的及背景信息。

- 主体段落：详细描述需要告知的具体内容，包括时间、地点、参与人员、注意事项等关键要素。

- 结尾段落：总结全文，并提出希望对方采取相应行动的要求或建议。

四、结尾

在正文之后，通常会加上礼貌性结束语，如“特此函达，请知悉”、“敬请查收并予以配合”等。此外，在信末还需署上发送方的信息，包括单位全称、联系地址、电话号码等联系方式。

五、落款

落款处需加盖单位公章或个人签名，以此确认文件的真实性与权威性。同时，标注日期以便查阅。

六、注意事项

1. 遵守格式规范，避免随意改动；

2. 语言表达要正式严谨，避免使用口语化词汇；

3. 对于重要事项，务必多次校对确保无误；

4. 根据实际需求调整篇幅长短，但要保证信息完整。

综上所述，一封合格的告知函应当具备完整的结构、恰当的语言以及明确的目的。只有这样，才能有效地实现信息传递的功能，并赢得对方的信任与尊重。希望以上内容能为大家提供一定参考价值！